Surat dan Jenis-Jenisnya
A. Pengertian Surat
Surat yaitu alat komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
Fungsi
Surat
1.
Sebagai sarana pemberitahuan.
2.
Sebagai sarana permintaan.
3.
Sebagai alat bukti tertulis.
4.
Sebagai alat pengingat.
5.
Sebagai bukti historis.
6.
Sebagai pedoman kerja.
B.
Macam-Macam
Surat
1.
Surat
Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang
ditulis untuk urusan pribadi.
Surat
pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu :
a.
Surat
Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang
isinya bersifat privat dan ditunjukkan kepada orang lain.
Contoh :
Surat kepada sahabat, surat kepada
anggota keluarga, surat kepada saudara.
b.
Surat
Setengah Resmi
Surat setengah resmi ialah surat
yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau organisasi tertentu.
Contoh :
Surat yang dikirim kepada pejabat
suatu instansi atau organisasi tertentu.
Ciri-ciri
surat pribadi :
a.
Tidak menggunakan kop surat.
b.
Tidak terdapat adanya nomor
surat.
c.
Salam pembuka dan salam
penutup yang bervariasi.
d.
Bahasa yang digunakan bebas
(sesuai keinginan penulis untuk surat keluarga dan bahasa resmi untuk surat
setengah resmi).
e.
Format surat bebas.
2.
Surat
Resmi
Surat resmi adalah surat yang
digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi.
Contoh :
Undangan, surat edaran, surat
pemberitahuan.
Ciri-ciri
surat resmi :
a.
Menggunakan kop surat
(apabila surat dikeluarkan oleh organisasi atau instansi tertentu).
b.
Terdapat adanya nomor surat,
lampiran, dan perihal.
c.
Menggunakan salam pembuka dan
salam penutup yang lazim.
d.
Menggunakan ragam bahasa
resmi.
e.
Menyertakan cap atau stempel
dari lembaga resmi.
f.
Format surat baku.
3.
Surat
Niaga atau Surat Bisnis
Surat niaga yaitu surat yag
digunakan oleh instansi yang menyelenggarakan kegiatan usaha atau niaga seperti
industri dan usaha jasa.
Surat
niaga terdiri atas :
a.
Surat jual beli.
b.
Kuitansi.
c.
Perdagangan.
Surat
niaga terbagi menjadi 2 macam, yaitu :
a.
Surat
Niaga Internal
Surat niaga internal adalah surat
yang dapat dipakai untuk berhubungan dengan pihak atau bagian lain di dalam
perusahaan (dari tingkat pusat sampai cabang).
b.
Surat
Niaga Eksternal
Contoh
:
Surat penawaran dan surat penagihan.
Ciri-ciri
surat niaga yaitu :
a.
Menggunakan kop surat
(apabila dikeluarkan oleh organisasi atau instansi tertentu).
b.
Terdapat adanya nomor surat,
lampiran, dan perihal.
c.
Menggunakan salam pembuka dan
salam penutup yang lazim.
d.
Menggunakan ragam bahasa
resmi.
e.
Menyertakan cap atau stempel
dari lembaga resmi.
f.
Format surat yang baku.
4.
Surat
Dinas atau Surat Pemerintah
Surat dinas merupakan surat resmi
yang dikirim untuk kepentingan dinas atau kepentingan administrasi
kepemerintahan.
Fungsi
surat dinas :
a.
Sebagai dokumen bukti
tertulis.
b.
Alat pengingat karena dapat
dijadikan arsip bagi instansi.
c.
Bukti sejarah atas
perkembangan instansi.
d.
Pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri
surat dinas yaitu :
a.
Mengunakan kop surat instansi
atau lembaga.
b.
Menggunakan nomor surat,
lampiran, dan perihal.
c.
Menggunakan salam pembuka dan
salam penutup yang baku.
d.
Menggunakan bahasa baku atau
ragam bahasa resmi.
e.
Menggunakan cap atau stempel
instansi/kantor pembuat surat.
f.
Format surat yang baku.
5.
Surat
Sosial
Surat sosial yaitu surat yang dibuat
oleh individu, perusahaan ataupun kelompok untuk kepentingan mempererat
hubungan kerja sama ataupun hubungan kekeluargaan.
Surat
sosial terbagi atas 2 ruang lingkup, yaitu :
a.
Dalam
Lingkup Hubungan Masyarakat
Dalam lingkup hubungan masyarakat,
surat ini biasanya dibuat oleh instansi pemerintahan daerah setempat atau
lembaga sosial yang berada pada daerah itu guna memberitahukan informasi kepada
masyarakat sekitar serta mempererat jalinan kedekatan antar masyarakat.
Contoh :
Surat edaran acara atau pengumuman,
surat penggalangan dana.
b.
Dalam
Lingkup Hubungan Bisnis
Dalam lingkup hubungan bisnis, surat
sosial tidak berkaitan langsung dengan urusan bisnis. Akan tetapi, surat
tersebut berfungsi untuk membangun citra dan nama baik antar perusahaan.
Contoh :
Surat ucapan terimakasih, surat
ucapan dukacita, surat permohonan maaf.
Ciri-ciri
surat sosial yaitu :
a.
Menggunakan kop surat.
b.
Menggunakan nomor surat,
lampiran, dan perihal.
c.
Menggunakan salam pembuka dan
salam penutup yang baku.
d.
Menggunakan bahasa baku atau
ragam bahasa resmi.
e.
Menggunakan cap atau stempel
suatu instansi/kantor pembuat surat.
f.
Format surat yang baku.
6.
Surat
Elektronik atau Email (Electronic Mail)
Surat elektronik adalah surat yang
pengirimannya berbasis pada penggunaan internet.
Untuk
mengakses email dapat memilih dan
melakukan dari ke-2 cara berikut ini
a.
Dengan
menggunakan browser, seperti Internet, Explorer
atau Mozilla Firefox. Email berbasis
browser biasanya menyediakan layanan secara gratis.
Contoh : Yahoo!
Mail, Gmail.
Untuk menggunakannya, para pengguna
harus dalam keadaan online.
b.
Dengan
program pengakses email, seperti
Ms. Outlook.
Dengan program tersebut, pengguna
tidak harus selalu membuka internet untuk membuka email yang ada.
7.
Surat
Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat
yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor,
perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk dalam
surat resmi.
Bagian-bagian
pada surat lamaran pekerjaan
a.
Tempat dan tanggal pembuatan
surat.
b.
Lampiran.
c.
Hal atau perihal.
d.
Alamat tujuan.
e.
Salam pembuka.
f.
Isi surat
Terdiri dari tiga bagian pokok,
yaitu :
1)
Pararaf pembuka.
2)
Isi surat.
3)
Paragraf penutup.
g.
Salam penutup.
h.
Tanda tangan dan nama jelas
pelamar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar